Los pasivos ficticios son deudas o cuentas pendientes que aparecen en el balance de una empresa, pero que no representan una obligación real y, por lo tanto, no tienen respaldo económico. Pueden surgir de errores contables, de una falta de ajuste en los registros financieros o, en algunos casos, de intentos de manipulación fiscal para reducir la base imponible del Impuesto sobre Sociedades.

Según el artículo 121 de la Ley 27/2014 del Impuesto sobre Sociedades, si una empresa no puede justificar la existencia de estos pasivos, se entiende que se trata de renta imponible del último ejercicio revisado por la Administración Tributaria. Es decir, cualquier saldo pasivo ficticio deberá ser añadido como ingreso y sometido a tributación si no se logra probar su existencia real.

Regularización de Pasivos Ficticios

Para regularizar los pasivos ficticios, se deben seguir varios pasos:

Revisión y Auditoría Interna: Primero, es importante realizar una auditoría interna para identificar cualquier saldo pasivo que no tenga una justificación adecuada. Esto incluye revisar partidas como proveedores, deudas con socios o cuentas por pagar que se encuentran en el balance sin respaldo.

Documentación Justificativa: En caso de detectar pasivos que parezcan ficticios, se debe recopilar toda la documentación necesaria para demostrar su legitimidad. Esta documentación incluye, pero no se limita a, contratos, facturas y extractos de pagos, así como cualquier escritura pública o documentación registrada en el Registro Mercantil.

Ajustes Contables: Si no se puede justificar la existencia del pasivo, la empresa debe realizar un ajuste contable para eliminarlo del balance y registrarlo como un ingreso extraordinario. Este ajuste deberá reflejarse adecuadamente en las cuentas del ejercicio, y el ingreso correspondiente deberá ser declarado en la base imponible del impuesto sobre sociedades.

Sentencia del Tribunal Supremo (2024): La reciente sentencia del Tribunal Supremo de 2024 ha permitido la deducción de ciertos gastos procedentes de ejercicios anteriores prescritos. Esto resulta relevante para las empresas que intentan corregir errores contables históricos, ya que estos ajustes no solo afectan el ejercicio en curso, sino que también pueden involucrar periodos ya prescritos. Esta sentencia abre la puerta a deducir gastos, incluso de periodos anteriores, siempre y cuando se pueda justificar adecuadamente.

La sentencia del Tribunal Supremo nº 1625/2024, de 22 de marzo de 2024, aborda la deducción de gastos correspondientes a ejercicios prescritos en el Impuesto sobre Sociedades. En esta sentencia, el Tribunal Supremo concluye que la prescripción del periodo impositivo del devengo del gasto no impide su deducibilidad si se contabiliza de forma tardía123.

Puntos clave de la sentencia:

Deducción de gastos prescritos: La sentencia permite que las empresas deduzcan gastos de ejercicios anteriores que ya están prescritos, siempre y cuando estos se contabilicen correctamente en un ejercicio posterior.

Normativa contable: La deducción es válida si cumple con la normativa contable, específicamente la Norma de Valoración nº 22 del Plan General Contable, que regula los cambios en criterios contables, errores y estimaciones contables.

Implicaciones fiscales: La deducción no debe resultar en una tributación inferior a la que hubiera correspondido si el gasto se hubiera imputado en el ejercicio de su devengo.

Esta decisión es relevante para las empresas que buscan corregir errores contables históricos, ya que les permite ajustar sus cuentas y deducir gastos de periodos anteriores, siempre que se justifique adecuadamente123.

Importancia de la Memoria de las Cuentas Anuales

La memoria de las cuentas anuales juega un papel crucial en la justificación de los pasivos ficticios. Este documento complementario permite explicar detalladamente las partidas del balance, ofreciendo información cualitativa y cuantitativa sobre los pasivos y justificando posibles saldos que no tienen documentación física evidente. La memoria debe incluir:

• Descripción de las partidas de pasivo: Explicación detallada sobre el origen, naturaleza y vencimiento de los pasivos.
• Riesgos asociados: Información sobre la existencia de posibles riesgos financieros relacionados con estos pasivos.
• Hechos posteriores al cierre: En caso de que se haya regularizado un pasivo ficticio después del cierre del ejercicio, esto debe ser recogido en la memoria, explicando su impacto en las cuentas.

La memoria actúa como un respaldo documental adicional ante una inspección fiscal, proporcionando contexto y detalles que pueden ser de gran ayuda para justificar la naturaleza de las deudas y demostrar la transparencia de la empresa.

Artículo 121 de la Ley del Impuesto sobre Sociedades

El artículo 121 establece que si se detectan pasivos que no se pueden justificar, estos se considerarán ingresos a efectos fiscales y deberán incluirse en la base imponible del último período impositivo que se encuentre abierto a inspección. La normativa es clara en cuanto a la obligación de justificar la existencia de las partidas que figuran en el balance, y de ahí la necesidad de contar con una adecuada documentación para evitar contingencias fiscales.

Conclusión

Los pasivos ficticios representan un riesgo fiscal considerable para las empresas, y su correcta identificación y regularización es clave para evitar sanciones. La sentencia del Tribunal Supremo de 2024 brinda una oportunidad para corregir errores del pasado, permitiendo la deducción de gastos de ejercicios anteriores ya prescritos. Además, la memoria de las cuentas anuales se convierte en una herramienta esencial para justificar la existencia de estos pasivos y demostrar la transparencia y la buena fe de la empresa en su gestión contable